Kunjungan (Registrasi Pasien Baru/Lama)

Sub modul Kunjungan digunakan untuk melakukan pendaftaran pasien baru maupun pasien lama yang akan berkunjung ke fasilitas kesehatan. Modul ini mengelola seluruh proses registrasi mulai dari pemilihan pasien, penentuan jenis kunjungan, pemilihan dokter dan poli, hingga pembuatan nomor antrian.

Overview

Kunjungan adalah registrasi pelayanan pasien di fasilitas kesehatan yang mencakup data pasien, jenis kunjungan, poli tujuan, dokter yang diperiksa, dan nomor antrian. Setiap kunjungan akan menjadi dasar untuk pelayanan medis, pencatatan rekam medis, hingga proses pembayaran.

Fungsi Utama

• 👤 Registrasi Pasien - Daftarkan pasien baru dan pasien lama
• 📋 Referensi Pasien - Cari dan pilih pasien dari database
• 🔄 Jenis Kunjungan - Tentukan jenis kunjungan (baru/lama, rujukan, dll)
• 🏥 Unit Layanan - Pilih poli/unit dan dokter yang dituju
• 🎫 Nomor Antrian - Generate nomor antrian otomatis
• 📱 Verifikasi Satu Sehat - Verifikasi data pasien di platform Satu Sehat
• 🖥️ Anjungan Mandiri - Kelola antrian dari mesin anjungan mandiri
• 🔗 Integrasi - Terhubung dengan RME, Kasir, dan Lab

Penggunaan Data

Data Kunjungan digunakan oleh:

Modul	Penggunaan
RME	Membuka rekam medis dan mencatat pelayanan
Kasir	Perhitungan biaya berdasarkan kunjungan dan tindakan
Laboratorium/Radiologi	Request pemeriksaan penunjang
Resep	Pemesanan obat berdasarkan resep dokter
Antrian - Menampilkan nomor antrian di display
Satu Sehat - Sinkronisasi data encounter ke platform nasional

Pentingnya Data Kunjungan yang Valid

Data kunjungan yang valid dan lengkap sangat penting untuk kelancaran pelayanan dan integrasi dengan Satu Sehat. Pastikan data pasien, jenis kunjungan, dan tujuan pelayanan diisi dengan benar. Kesalahan data dapat menyebabkan masalah dalam pencatatan medis dan klaim.

Akses Menu Kunjungan

Navigasi

1. Login dengan akun Pendaftaran atau Administrator
2. Klik menu Pendaftaran Rawat Jalan di sidebar
3. Pilih submenu Kunjungan

Halaman Kunjungan

Tampilan Utama

Halaman Kunjungan menampilkan daftar semua pasien yang terdaftar hari ini beserta tombol akses cepat untuk fitur tambahan.

Komponen Halaman:

Area	Fungsi
📅 Filter Tanggal	Pilih tanggal untuk melihat kunjungan
🔍 Form Pencarian	Search box untuk cari pasien
📱 Verifikasi Satu Sehat Mobile	Tombol untuk verifikasi data pasien Satu Sehat
🖥️ Daftar Antrian Anjungan Mandiri	Tombol untuk melihat antrian dari mesin KIOSK
➕ Tombol Tambah	Buka form untuk registrasi pasien baru
📋 Tabel Kunjungan	Daftar semua kunjungan dengan detail
⋮ Menu Aksi	Aksi detail, edit, cetak per kunjungan

Tombol Akses Cepat

Di atas tabel pendaftaran pasien terdapat tombol akses cepat untuk fitur tambahan:

1. Verifikasi Satu Sehat Mobile

Tombol ini digunakan untuk memverifikasi data pasien di platform Satu Sehat melalui mobile:

• Fungsi: Verifikasi dan sinkronisasi data pasien dengan Satu Sehat

Integrasi Satu Sehat

Verifikasi Satu Sehat Mobile memudahkan pasien yang sudah memiliki akun Satu Sehat untuk melihat riwayat pemeriksaan di platform nasional.

2. Daftar Antrian Anjungan Mandiri

Tombol ini digunakan untuk melihat dan mengelola antrian yang muncul dari mesin anjungan mandiri (KIOSK):

• Fungsi: Melihat daftar antrian dari mesin KIOSK
• Pengaturan Loket: Atur loket pendaftaran untuk pemrosesan antrian
• Proses: Panggil dan proses antrian dari KIOSK

Efisiensi dengan Anjungan Mandiri

Anjungan mandiri (KIOSK) memungkinkan pasien mendaftar sendiri tanpa antri di loket. Petugas hanya perlu memproses antrian yang sudah masuk dari sistem KIOSK.

Struktur Tabel

Kolom	Deskripsi
Antrian	Nomor antrian pasien dan nomor rekam medis
Pasien	Nama lengkap pasien, umur, nomor identitas dan tanggal lahir
Jam Daftar	Jam pendaftaran dan tanggal pendaftaran
Dokter	Dokter yang akan melayani, Poli Tujuan dan Jam Mulai Praktek
Waktu Tunggu	Waktu tunggu pasien dan Jenis Pendaftaran
Pembayaran	Jenis pembayaran/Penanggung Jawab dan nomor peserta
Status	Status Pelayanan dan Status Bayar
Aksi	Menu aksi (Panggil Pasien, edit dan hapus)

Form Pencarian dan Filter

Cara Menggunakan:

1. Filter Tanggal - Pilih tanggal untuk melihat kunjungan tanggal tersebut
2. Pencarian - Ketik nama pasien atau no. RM di search box
3. Unit Layanan - Filter Unit akan otomatis aktif sesuai unit yang telah di setting sesuai hak akses user
4. Hasil Filter - Hasil filter real-time saat mengubah filter

Melakukan Registrasi Pasien Baru

Langkah 1: Klik Tombol Tambah

Klik tombol ➕ Tambah di pojok kanan atas halaman.

Langkah 2: Input Data Pendaftaran

Sistem akan menampilkan Form Tambah Pendaftaran:

Klik Form input pasien, Sistem akan menampilkan modal untuk memilih pasien:

Cara Memilih Pasien:

1. Gunakan search box untuk mencari pasien berdasarkan:

   • No. RM
   • No. KTP
   • Nama Lengkap
   • Tanggal Lahir
   • No. BPJS
   • Jenis Kelamin

2. Klik pada pasien yang diinginkan dari daftar

Pasien Baru vs Pasien Lama

Jika pasien belum terdaftar di sistem, daftarkan pasien baru terlebih dahulu di master data Pasien.

Section 1: Jenis Kunjungan

Field	Type	Wajib	Keterangan
Jenis Kunjungan	Dropdown	✅	Pilih: Rawat Jalan, Promotif

Section 2: Referensi Unit Layanan

Field	Type	Wajib	Keterangan
Unit Layanan	Dropdown	✅	Pilih poli/unit tujuan (Poli Umum, Poli Gigi, IGD, dll)
Dokter	Dropdown	✅	Pilih dokter yang akan melayani
Jam Mulai	Auto	✅	Otomatis muncul berdasarkan dokter dan tanggal
Jam Selesai	Auto	✅	Otomatis muncul berdasarkan dokter dan tanggal

Jadwal Dokter Otomatis

Sistem akan otomatis menampilkan jadwal dokter yang tersedia berdasarkan unit layanan dan tanggal kunjungan yang dipilih. Pastikan dokter memiliki jadwal pada tanggal tersebut.

Section 4: Referensi Jenis Bayar

1. Akan tampil modal window referensi jenis bayar
2. Pilih jenis bayar yang sesuai

Section 5: Status Pendaftaran

Pilih status pendaftaran Daftar atau Booking

Section 6: Biaya Administrasi

Pilih biaya administrasi Dengan Admin atau Tanpa Admin

Section 7: No Antrian KIOSK

Masukan nomor antrian KIOSK yang didapatkan dari mesin KIOSK untuk menyimpan waktu tunggu antrian pendaftaran

Section 8: Simpan dan Generate Nomor Antrian

1. Review semua field sudah terisi dengan benar
2. Klik tombol Submit
3. Sistem akan generate nomor antrian secara otomatis
4. Kunjungan baru akan muncul di tabel

Nomor Antrian Otomatis

Sistem akan otomatis generate nomor antrian berdasarkan:

• Poli/Unit tujuan
• Dokter tujuan
• Urutan kunjungan hari ini

Mengedit Data Kunjungan

Langkah 1: Klik Menu Aksi

Klik icon ⋮ (titik tiga vertikal) pada kolom Aksi di baris kunjungan yang ingin diubah.

Langkah 2: Ubah Data

Form akan muncul dengan data existing:

Perubahan yang Sering Dilakukan:

1. Ganti Dokter - Ganti dokter yang melayani
2. Update Jenis Bayar - Ubah jenis pembayaran
3. Update Status Pendaftaran - Ubah status pendaftaran
4. Update Biaya Administrasi - Ubah pilihan dengan / tanpa admin

Langkah 3: Simpan Perubahan

Klik tombol Submit untuk menyimpan perubahan.

Memproses Antrian dari Anjungan Mandiri

Langkah 1: Buka Daftar Antrian

Klik tombol 🖥️ Daftar Antrian Anjungan Mandiri di atas tabel.

Langkah 2: Atur Loket Pendaftaran

1. Pilih loket pendaftaran yang Anda tangani
2. Sistem akan menampilkan antrian yang masuk ke loket tersebut
3. Klik pada antrian untuk memprosesnya

Langkah 3: Proses Antrian

1. Panggil antrian yang masuk dari KIOSK
2. Klik tombol lewati jika antrian yang dipanggil beberapa kali tidak ada
3. Klik tombol selesai jika antrian yang dipanggil sudah ada
4. Masukan nomor antrian saat mendaftarkan pasien

Best Practices

Proses Registrasi

✅ DO's:

• Verifikasi data pasien dengan teliti sebelum submit
• Pastikan jenis kunjungan sesuai dengan kondisi pasien
• Pilih dokter dan poli yang benar sesuai kebutuhan

❌ DON'Ts:

• Asal pilih dokter tanpa mempertimbangkan spesialisasi
• Lupa verifikasi data penting (NIK, no. BPJS)
• Mengosongkan field keluhan utama

Pengelolaan Antrian

✅ DO's:

• Proses antrian dari KIOSK dengan cepat
• Atur loket pendaftaran dengan jelas
• Monitor antrian yang masuk secara real-time
• Prioritaskan antrian darurat jika ada

❌ DON'Ts:

• Membiarkan antrian dari KIOSK terlalu lama tidak diproses
• Mengabaikan notifikasi antrian baru
• Tidak memiliki sistem pemanggilan antrian yang jelas

Pelayanan Pasien

✅ DO's:

• Berikan pelayanan yang ramah dan cepat
• Bantu pasien yang kesulitan dengan prosedur
• Jelaskan alur pelayanan dengan jelas
• Handle keluhan pasien dengan baik
• Maintain kerapian dan kebersihan area pendaftaran

❌ DON'Ts:

• Melayani dengan sikap yang tidak ramah
• Mengabaikan pertanyaan pasien
• Membiarkan pasien menunggu terlalu lama
• Tidak memberikan informasi yang jelas
• Tidak profesional dalam pelayanan

Troubleshooting

Pasien tidak muncul di referensi pasien

Penyebab:

• Pasien belum terdaftar di master data Pasien
• Salah ketik dalam pencarian

Solusi:

1. Cek kembali kata kunci pencarian
2. Jika pasien baru, daftarkan terlebih dahulu di master Pasien
3. Hubungi admin jika ada masalah akses data

Dokter tidak muncul di pilihan

Penyebab:

• Dokter tidak memiliki jadwal pada tanggal tersebut
• Dokter belum diassign ke poli tersebut

Solusi:

1. Cek jadwal dokter pada tanggal kunjungan
2. Verify dokter sudah diassign ke poli yang dipilih
3. Pilih dokter lain atau ubah tanggal kunjungan

Nomor antrian tidak tergenerate

Penyebab:

• Data pendaftaran belum lengkap
• Konfigurasi nomor antrian belum diset

Solusi:

1. Pastikan semua field wajib sudah terisi
2. Refresh halaman dan coba submit kembali
3. Check konfigurasi nomor antrian di master setting
4. Hubungi IT support jika masalah berlanjut

Antrian dari KIOSK tidak muncul

Penyebab:

• Loket pendaftaran belum di-set dengan benar
• Koneksi antara KIOSK dan server terputus
• Antrian sudah diambil oleh petugas lain

Solusi:

1. Verify setting loket pendaftaran sudah benar
2. Check koneksi jaringan KIOSK
3. Refresh halaman daftar antrian
4. Koordinasi dengan petugas lain jika antrian dobel
5. Restart mesin KIOSK jika perlu

Status kunjungan tidak berubah

Penyebab:

• Perubahan belum disubmit
• Cache browser belum refresh
• Sistem tidak merespons perubahan

Solusi:

1. Pastikan klik Submit setelah mengubah status
2. Refresh halaman untuk melihat perubahan
3. Clear browser cache jika masih tidak berubah
4. Logout dan login kembali
5. Hubungi IT support jika masalah persisten

FAQ

Q: Apakah perbedaan Kunjungan Baru dan Kunjungan Lama?

A: Kunjungan Baru adalah pasien yang pertama kali datang ke fasilitas kesehatan atau belum memiliki rekam medis, sementara Kunjungan Lama adalah pasien yang sudah pernah berkunjung sebelumnya dan memiliki data rekam medis.

---

Q: Bagaimana jika pasien lupa membawa kartu identitas?

A: Pasien masih dapat didaftarkan dengan data yang tersedia di sistem. Namun untuk keperluan verifikasi Satu Sehat atau klaim BPJS, pasien perlu melengkapi data identitasnya kemudian.

---

Q: Apakah satu pasien dapat memiliki lebih dari satu kunjungan dalam sehari?

A: Ya, pasien dapat memiliki kunjungan ke berbagai poli dalam satu hari jika diperlukan. Setiap kunjungan akan memiliki nomor antrian yang berbeda.

---

Q: Bagaimana dengan pasien darurat yang tidak mengantri?

A: Untuk kasus darurat, pasien dapat langsung dibawa ke IGD terlebih dahulu. Pendaftaran dapat dilakukan retroactively setelah penanganan darurat selesai.

---

Q: Apakah data kunjungan dapat diedit setelah submit?

A: Ya, data kunjungan dapat diedit selama pasien belum selesai ditangani. Setelah status menjadi "Selesai", perubahan data terbatas dan memerlukan persetujuan supervisor.

---

Q: Apakah nomor antrian reset setiap hari?

A: Ya, nomor antrian di-reset setiap hari.