Mutasi Stok Apotek

Modul Mutasi Stok adalah sistem untuk mendokumentasikan dan memonitor semua perpindahan stok obat dan alat kesehatan antar depo apotek. Modul ini menyediakan history lengkap dan audit trail untuk setiap perpindahan item.

Overview

Modul ini berfungsi sebagai register dan dokumentasi untuk mutasi stok antar depo atau transfer stok untuk keperluan operasional.

Fitur Utama

• Daftar Riwayat Mutasi - History lengkap semua mutasi stok
• Pencarian Cepat - Search by nama obat/OBHP
• Filter Multi Depo - Filter mutasi per depo asal dan tujuan
• Filter Tanggal - Filter by range tanggal transaksi
• Detail Mutasi - Lihat detail lengkap setiap mutasi
• Audit Trail - Tracking siapa yang membuat dan kapan

Pentingnya Dokumentasi Mutasi

Kenapa Harus Dicatat?

Dokumentasi mutasi stok sangat penting untuk:

1. Akuntabilitas - Tracking pergerakan stok antar depo
2. Inventory Control - Menjaga akurasi stok di setiap depo
3. Compliance - Memenuhi regulasi pelaporan farmasi
4. Audit - Trail lengkap untuk audit internal/eksternal
5. Analytics - Analisis pola perpindahan stok
6. Reconciliation - Menjaga kesesuaian stok fisik vs sistem

NOTE

Regulasi: Sesuai Permenkes No. 73 Tahun 2016, apotek wajib mendokumentasikan semua pergerakan stok termasuk mutasi antar depo dengan lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan.

Alur Kerja Mutasi Stok

graph TD
A["Identifikasi Item"] --> B["Buat Mutasi Baru"]
B --> C["Pilih Depo Asal & Tujuan"]
C --> D["Pilih Item & Jumlah"]
D --> E["Submit"]
E --> F["Update Stok Otomatis"]
F --> G["Masuk Database"]

Akses Menu Mutasi

Navigasi

1. Login dengan akun Petugas Apotek atau Apoteker
2. Klik menu Apotek di sidebar
3. Pilih submenu Mutasi

Screenshot Halaman daftar riwayat mutasi stok

Tampilan Halaman

Halaman mutasi dirancang untuk akses mudah ke history dan filter:

Komponen Halaman:

Area	Fungsi
Tombol Mutasi Baru	Membuat mutasi stok baru
Filter Bar	Search dan filter di bagian atas
Tabel Data	Daftar history mutasi stok

Daftar Riwayat Mutasi

Struktur Tabel

Tabel menampilkan semua transaksi mutasi dengan detail lengkap:

Kolom	Informasi
Waktu	Tanggal dan jam transaksi
Depo Asal	Depo asal stok berpindah
Depo Tujuan	Depo tujuan stok diterima
Jenis	Tipe mutasi
Aksi	Tombol untuk lihat detail

Membuat Mutasi Baru

Langkah 1: Buka Form Mutasi

1. Klik tombol "Mutasi Baru" di pojok kanan atas

Screenshot Form mutasi stok baru

Field Form:

Field	Deskripsi	Wajib
Depo Asal	Depo asal stok diambil	✅
Depo Tujuan	Depo tujuan stok dikirim	✅
Item OBHP	Nama Obat/Alkes yang dimutasi	✅
Jumlah	Quantity yang dimutasi	✅
Keterangan	Penjelasan singkat	✅

Langkah 2: Pilih Depo Asal dan Tujuan

1. Klik dropdown "Pilih Depo Asal"
2. Pilih depo asal stok akan diambil
3. Klik dropdown "Pilih Depo Tujuan"
4. Pilih depo tujuan stok akan dikirim

WARNING

Pastikan depo asal dan depo tujuan berbeda. Tidak bisa melakukan mutasi ke depo yang sama.

Langkah 3: Pilih Item OBHP

1. Klik kolom "Pilih Item OBHP"
2. Ketik nama obat atau kode obat
3. Sistem akan menampilkan daftar obat yang tersedia

Screenshot Referensi item OBHP untuk mutasi

Informasi yang ditampilkan:

• Nama obat
• Satuan obat
• Stok tersedia di depo asal

4. Pilih obat yang akan dimutasi

Langkah 4: Masukkan Jumlah

1. Isi Jumlah obat yang akan dimutasi
2. Pastikan jumlah tidak melebihi stok tersedia di depo asal
3. Sistem akan memberikan peringatan jika jumlah melebihi stok

TIP

Cek stok tersedia di depo asal sebelum memasukkan jumlah. Pastikan stok mencukupi untuk operasional depo asal.

Langkah 5: Isi Keterangan dan Submit

1. Isi Keterangan dengan jelas
2. Contoh: "Mutasi untuk kebutuhan emergency", "Stok berlebih di Depo A"
3. Klik tombol "Submit" untuk memproses mutasi

Success

Mutasi Berhasil: Stok otomatis berkurang dari depo asal dan bertambah di depo tujuan. Data tersimpan di riwayat mutasi.

Melihat Detail Mutasi

Langkah 1: Buka Detail

1. Klik tombol detail pada baris mutasi yang ingin dilihat
2. Sistem akan menampilkan detail lengkap mutasi

Screenshot Detail riwayat mutasi stok

Informasi Detail

Informasi yang ditampilkan:

Informasi	Keterangan
Waktu	Tanggal dan jam mutasi dilakukan
Depo Asal	Nama depo asal stok diambil
Depo Tujuan	Nama depo tujuan stok dikirim
Item	Nama obat/OBHP yang dimutasi
Jumlah	Quantity yang dimutasi
Satuan	Unit satuan obat
Keterangan	Alasan mutasi
Petugas	Nama user yang membuat mutasi

Pencarian Mutasi

Search Bar

Gunakan kolom pencarian untuk menemukan transaksi dengan cepat:

Metode Pencarian:

1. By Nama Obat/OBHP
   • Input: "paracetamol"
   • Hasil: Semua transaksi dengan item paracetamol

Search Features:

• ✅ Case-insensitive - Tidak case-sensitive
• ✅ Partial match - Cocok dengan sebagian kata

Filter Mutasi

Filter by Depo

Untuk fasilitas kesehatan dengan multiple depo apotek:

Cara Menggunakan:

1. Klik dropdown "Pilih Depo"
2. Pilih depo yang ingin ditampilkan

Use Case:

• Manajer Farmasi - Lihat mutasi semua depo untuk overview
• Apoteker Depo - Filter depo mereka sendiri untuk monitoring harian
• Audit - Filter specific depo untuk investigasi

NOTE

Access Control: User hanya bisa melihat data depo yang sesuai dengan hak akses mereka. Admin/manajer dapat melihat semua depo.

Filter by Range Tanggal

Filter transaksi berdasarkan periode waktu:

Custom Range:

1. Pilih tanggal awal
2. Pilih tanggal akhir
3. Klik tombol "Refresh" untuk memuat data

WARNING

Batas Range: Untuk performa optimal, disarankan tidak filter range lebih dari 1 bulan. Untuk data historis lebih lama, gunakan fitur export di menu laporan.

Best Practices

Dokumentasi yang Baik

DO's:

1. Entry Segera - Input mutasi sesegera mungkin setelah perpindahan stok
2. Keterangan Detail - Jelaskan alasan dengan lengkap dan spesifik
3. Review Rutin - Check data entry harian untuk memastikan akurasi
4. Analisis Berkala - Review trend bulanan untuk improvement

DON'Ts:

1. Menunda Entry - Jangan tunda dokumentasi
2. Keterangan Singkat - Hindari keterangan tidak jelas
3. Mutasi Tanpa Alasan - Pastikan setiap mutasi memiliki alasan yang jelas
4. Ignore Pattern - Jangan abaikan pattern mutasi berulang

Manajemen Mutasi

Identifikasi Kebutuhan Mutasi:

Dari data mutasi, analisis:

1. Mutasi Berulang

   • Penyebab: Stok tidak seimbang antar depo?
   • Action: Review kebutuhan stok per depo
   • Action: Adjust pengiriman dari gudang

2. Mutasi Emergency

   • Penyebab: Kekurangan stok tiba-tiba?
   • Action: Review buffer stock
   • Action: Improve SOP permintaan stok

3. Mutasi Return

   • Penyebab: Stok berlebih?
   • Action: Review EOQ per depo
   • Action: Adjust pengiriman

Troubleshooting

Mutasi tidak bisa dibuat

Penyebab:

• Stok tidak mencukupi di depo asal
• Depo asal dan tujuan sama
• User tidak memiliki akses

Solusi:

1. Cek stok tersedia di depo asal
2. Pastikan depo asal dan tujuan berbeda
3. Verifikasi hak akses user

Stok tidak update setelah mutasi

Penyebab:

• Error database transaction
• Koneksi terputus saat submit
• Bug system

Solusi:

1. Refresh halaman dan check ulang stok
2. Lihat di kartu stok apakah ada entry mutasi
3. Jika belum update, lakukan adjustment manual
4. Lapor ke IT support dengan screenshot

Item tidak muncul di referensi OBHP

Penyebab:

• Stok habis di depo asal
• Item belum ada di master data
• Filter depo belum dipilih

Solusi:

1. Pilih depo asal terlebih dahulu
2. Cek stok di menu Data Stok
3. Update master data jika item baru

FAQ

Q: Apakah data mutasi yang sudah dibuat bisa dihapus?

A: Data mutasi tidak bisa dihapus untuk menjaga audit trail. Jika ada kesalahan, buat mutasi balik dari depo tujuan ke depo asal.

---

Q: Bagaimana jika salah input jumlah?

A: Buat mutasi balik dengan jumlah yang sesuai untuk menormalkan kembali stok di kedua depo.

---

Q: Apakah bisa membatalkan mutasi setelah submit?

A: Tidak bisa membatalkan. Lakukan mutasi balik jika terjadi kesalahan.

---

Q: Apakah mutasi mempengaruhi kartu stok?

A: Ya, mutasi akan tercatat di kartu stok baik di depo asal (pengurangan) maupun depo tujuan (penambahan).

Integrasi dengan Modul Lain

Data Stok

graph TD
A["Mutasi Stok"] -->|Kurangi Stok| B["Depo Asal"]
A -->|Tambah Stok| C["Depo Tujuan"]
B -->|Update Kartu Stok| D["Inventory System"]
C --> D

• Entry mutasi otomatis update stok di kedua depo
• Kartu stok tercatat real-time

Laporan

• Data mutasi masuk ke laporan operasional
• Tracking perpindahan stok untuk analisis

---