Data Stok Depo Apotek

Modul Data Stok adalah sistem manajemen inventory untuk memantau dan mengelola stok obat dan alat kesehatan di depo apotek. Modul ini menyediakan visibilitas real-time terhadap ketersediaan stok, expired date monitoring, dan pengelolaan pergerakan stok secara efisien.

Overview

Modul ini adalah pusat kendali inventory apotek yang terintegrasi dengan gudang farmasi, penjualan, dan dispensing resep.

Fitur Utama

• 📊 Monitor Stok Real-time - Tracking stok aktual per item dan batch
• 🔍 Pencarian & Filter Canggih - Cari berdasarkan nama, kategori, atau kode
• 🏥 Multi Depo Support - Kelola stok di berbagai depo apotek
• 📦 Batch & Expired Tracking - Monitor batch dan tanggal kadaluarsa
• 🔄 Retur ke Gudang - Proses pengembalian stok ke gudang farmasi
• 📤 Stok Keluar - Dokumentasi pengeluaran stok (rusak, ED, dll)
• 📈 Kartu Stok - History pergerakan stok per item

Alur Kerja Stok Apotek

graph TD
A["Gudang Farmasi"] -->|Transfer Stok| B["Depo Apotek"]
B --> C{"Penggunaan Stok"}
C -->|Dispensing Resep| D["Pasien"]
C -->|Penjualan Bebas| D
C -->|Rusak/ED/Penggunaan Faskes| E["Stok Keluar"]
C -->|Kelebihan| F["Retur ke Gudang"]
E --> G["Laporan"]
F --> A
D --> G

Akses Menu Data Stok

Navigasi

1. Login dengan akun Petugas Apotek atau Apoteker
2. Klik menu Apotek di sidebar
3. Pilih submenu Data Stok

Tampilan Halaman

Interface data stok dirancang untuk kemudahan monitoring dan akses cepat:

Komponen Halaman:

Area	Fungsi
🎛️ Filter Panel	Panel filter dan pencarian di atas
📋 Tabel Stok	Daftar detail stok per item
🔧 Action Buttons	Tombol aksi pada setiap item

Daftar Stok

Struktur Tabel

Tabel menampilkan informasi lengkap stok per item:

Kolom	Informasi
ID Batch	Kode batch internal
Nama Obat/Alkes	Nama lengkap dan kekuatan
Satuan OBHP	Unit satuan (Tablet, Botol, Box)
Stok Awal	Jumlah stok aktual
Sisa Stok	Jumlah stok tersisa
Stok Gudang	Jumlah stok Gudang
Harga Jual	Harga Jual satuan
Expired	Tanggal ED
Aksi	Tombol aksi untuk Stok Keluar dan Retur

Pencarian Stok

Search Bar

Gunakan kolom pencarian untuk menemukan item dengan cepat:

Metode Pencarian:

By Nama Obat Contoh: "paracetamol" Hasil: Semua item mengandung kata "paracetamol"

Filter Stok

Filter by Depo

Untuk Faskes dengan Multiple Depo:

Jika apotek memiliki beberapa depo (contoh: Depo Laboratorium, Depo Rawat Jalan):

Screenshot Dropdown filter depo

Cara Menggunakan:

1. Klik dropdown "Pilih Depo"
2. Pilih depo yang ingin ditampilkan
3. Data Stok akan di filter berdasarkan depo yang dipilih
4. Jika data tidak tampil, klik tombol "Refresh"

NOTE

Multi-Depo Management: User dengan hak akses ke beberapa depo dapat melihat dan manage stok di semua depo yang diizinkan. User dengan akses single depo hanya akan melihat depo mereka.

Filter by Status Stok

Aktif/Expired/Semua Batch:

Screenshot Filter status aktif/expired/semua batch

Penjelasan:

Status	Keterangan
✅ Aktif	Menampilkan item yang tersedia untuk dispensing/penjualan
✅ Semua Batch	Menampilkan semua batch obat
❌ Expired	Menampilkan item yang tidak bisa dijual karena expired

Aksi Retur ke Gudang

Kapan Melakukan Retur?

Stok apotek perlu diretur ke gudang farmasi dalam kondisi:

1. Stok Berlebih - Overstock yang tidak akan terpakai
2. Slow Moving - Item jarang digunakan
3. Mendekati Expired - Item yang akan expired sebelum habis terpakai
4. Salah Order - Barang yang salah dikirim dari gudang

Proses Retur

Dari halaman data stok:

1. Klik Tombol Retur pada kolom aksi
2. Isi jumlah yang akan di retur pada form retur
3. Klik tombol Submit

Screenshot Form retur ke gudang

Field Form:

Field	Deskripsi	Wajib
Petugas	Nama Petugas yang melakukan retur	✅ Auto
Nama OBHP	Nama Obat/Alkes yang diretur	✅ Auto
Jumlah Retur	Qty yang diretur	✅

Aksi Stok Keluar

Kapan Entry Stok Keluar?

Stok keluar digunakan untuk mendokumentasikan pengeluaran stok di luar penjualan/dispensing normal:

1. Barang Rusak - Kemasan rusak, pecah, bocor
2. Expired - Obat sudah kadaluarsa
3. Hilang - Item tidak ditemukan saat stock opname
4. Sample Gratis - Diberikan sebagai sample ke pasien
5. Internal Use - Dipakai untuk keperluan internal faskes
6. Musnah/Disposal - Pemusnahan obat (khusus narkotika/psikotropika)
7. Lainnya - Penyesuaian stok

Proses Stok Keluar

Dari halaman data stok:

1. Klik tombol Stok Keluar pada kolom aksi
2. Isi jumlah stok keluar dan keterangan pada form stok keluar
3. Klik tombol Submit

Field Form:

Field	Deskripsi	Wajib
Petugas	Nama Petugas yang melakukan stok keluar	✅ Auto
Nama OBHP	Nama Obat/Alkes yang keluar	✅ Auto
Jumlah	Qty yang keluar	✅
Keterangan	Penjelasan singkat	✅

Best Practices

Manajemen Stok Harian

✅ DO's:

• Check data stok Depo setiap pagi
• Prioritaskan FEFO dalam dispensing
• Update stok real-time saat transaksi
• Lakukan spot check random stok

❌ DON'Ts:

• Menunda entry stok keluar
• Mengabaikan pengecekan tanggal expired
• Membiarkan stok expired menumpuk
• Overstock tanpa analisis kebutuhan

Troubleshooting

Stok di sistem berbeda dengan fisik

Penyebab:

• Ada transaksi yang belum di-entry
• Stok keluar tidak terdokumentasi
• Error input qty
• Kehilangan/pencurian

Solusi:

1. Review kartu stok item tersebut
2. Check transaksi 1-2 hari terakhir
3. Lakukan physical count
4. Investigasi selisih
5. Evaluasi SOP untuk prevent di masa depan

Tidak bisa retur ke gudang

Penyebab:

• Qty melebihi stok tersedia
• Batch sudah tidak ada di sistem
• User tidak punya akses retur

Solusi:

1. Koordinasi dengan gudang farmasi
2. Check stok dan batch availability
3. Verifikasi hak akses user
4. Contact IT support jika error sistem

Tidak bisa entry stok keluar

Penyebab:

• Qty melebihi stok tersedia

Solusi:

1. Pastikan semua field mandatory terisi
2. Verify qty tidak exceed stok
3. Check koneksi dan refresh

FAQ

Q: Apakah bisa edit stok manual tanpa transaksi?

A: Tidak disarankan. Semua perubahan stok harus melalui transaksi resmi (penerimaan, penjualan, retur, stok keluar) untuk audit trail.

---

Q: Bagaimana menangani obat mendekati expired yang tidak laku?

A: Ada beberapa opsi:

1. Retur ke gudang (jika masih >3 bulan ED)
2. Promosi/diskon untuk percepat penjualan
3. Transfer ke depo lain yang lebih ramai
4. Koordinasi dengan dokter untuk prioritaskan resep obat tersebut
5. Last resort: Entry sebagai stok keluar expired dan lakukan disposal sesuai prosedur

Integrasi dengan Modul Lain

Gudang Farmasi

graph TD
A["Gudang Farmasi"] -->|Transfer Stok| B["Depo Apotek"]
B -->|Retur| A
B -->|Request Stok| A

Penjualan & Resep

• Stok otomatis berkurang saat penjualan
• Dispensing resep update stok real-time
• Alert jika stok tidak cukup untuk resep

Kasir

• Nilai stok masuk ke laporan keuangan
• COGS (Cost of Goods Sold) auto-calculate
• Inventory valuation untuk financial reporting

---