Mode tampilan
Jadwal Tutup
Sub modul Jadwal Tutup digunakan untuk mengelola tanggal-tanggal ketika jadwal praktik dokter ditutup, seperti hari libur nasional, hari libur keagamaan, atau tanggal tertentu ketika fasilitas kesehatan tidak beroperasi. Jadwal yang ditutup tidak akan muncul di modul Pendaftaran pada tanggal yang ditentukan.
Overview
Jadwal Tutup adalah mekanisme untuk menonaktifkan jadwal praktik dokter pada tanggal-tanggal tertentu secara massal atau per dokter. Ini berbeda dengan "Jadwal Tidak Aktif dan Cuti" yang lebih spesifik per dokter dan alasan ketidakhadiran pribadi. Jadwal Tutup biasanya digunakan untuk hari libur yang berlaku untuk semua atau sebagian dokter.
Fungsi Utama
- 📅 Manajemen Jadwal Tutup - Tambah, edit, hapus jadwal tutup
- 🏛️ Hari Libur Nasional - Tutup jadwal pada hari libur nasional
- 🕉️ Hari Libur Keagamaan - Tutup jadwal pada hari raya keagamaan
- 🏥 Tutup Fasilitas - Tutup semua jadwal saat fasilitas tidak beroperasi
- 👨⚕️ Tutup Per Dokter/Poli - Tutup jadwal dokter tertentu saja
- 📋 Tampilan Jadwal - Lihat semua tanggal jadwal tutup dalam tabel
Penggunaan Data
Data Jadwal Tutup digunakan oleh:
| Modul | Penggunaan |
|---|---|
| Pendaftaran | Menyembunyikan jadwal yang ditutup dari pilihan booking |
| Antrian - Mencegah pembuatan antrian pada tanggal jadwal tutup | |
| RME - Menandai bahwa tidak ada dokter yang bertugas pada tanggal tersebut | |
| Kasir - Referensi untuk hari non-operasional | |
| Laporan - Analisis hari operasional vs non-operasional | |
| Jadwal Reguler/Khusus - Override jadwal yang ada pada tanggal tutup |
Pentingnya Konfigurasi Jadwal Tutup
Jadwal Tutup yang tidak dikonfigurasi dengan benar dapat menyebabkan pasien mendaftar pada tanggal yang seharusnya tidak ada pelayanan. Selalu konfigurasi jadwal tutup jauh hari sebelumnya untuk hari libur nasional dan tanggal-tanggal penting lainnya.
Akses Menu Jadwal Tutup
Navigasi
- Login dengan akun Administrator atau Kepegawaian
- Klik menu Jadwal Dokter di sidebar
- Pilih submenu Jadwal Tutup
Halaman Jadwal Tutup
Tampilan Utama
Halaman Jadwal Tutup menampilkan daftar semua tanggal jadwal yang ditutup.
Komponen Halaman:
| Area | Fungsi |
|---|---|
| 🔍 Form Pencarian | Search box untuk cari keterangan jadwal tutup |
| ➕ Tombol Tambah | Buka form untuk tambah jadwal tutup baru |
| 📋 Tabel Jadwal | Daftar semua jadwal tutup dengan detail |
| ⋮ Menu Aksi | Aksi edit dan hapus per jadwal tutup |
Struktur Tabel
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
| Tanggal | Tanggal jadwal ditutup |
| Poli | Poli yang ditutup (Semua Poli atau poli tertentu) |
| Keterangan | Alasan/penjelasan jadwal tutup |
| Aksi | Menu aksi (edit/hapus) |
Form Pencarian dan Filter
Cara Menggunakan:
- Pencarian - Ketik keterangan di search box
Kategori Jadwal Tutup:
- Semua Poli - Tutup semua jadwal di fasilitas
- Poli Tertentu - Tutup jadwal untuk poli tertentu saja
Menambah Jadwal Tutup Baru
Langkah 1: Klik Tombol Tambah
Klik tombol ➕ Tambah di pojok kanan atas halaman.
Langkah 2: Isi Form Jadwal Tutup
Sistem akan menampilkan form tambah jadwal tutup:
Field Form
| Field | Type | Wajib | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Tanggal Tutup | Date | ✅ | Tanggal jadwal ditutup |
| Poli | Checkbox | ⚪ | Centang Pilih Semua jika tutup semua poli, jika tidak centang maka centang poli yang ingin ditutup |
| Keterangan | Text | ✅ | Jelaskan alasan jadwal tutup |
Tips Pengisian Jadwal Tutup
- Tanggal Selesai: Isi jika jadwal tutup lebih dari 1 hari (mis: libur Lebaran 3 hari)
- Keterangan: Jelaskan dengan jelas (mis: "Hari Raya Idul Fitri", "Libur Nasional", "Maintenance Fasilitas")
- Poli: Centang Pilih Semua jika tutup semua poli, jika tidak centang maka centang poli yang ingin ditutup
Langkah 3: Simpan Data
- Review semua field sudah terisi dengan benar
- Pastikan keterangan sudah jelas
- Klik tombol Submit
- Jadwal tutup baru akan muncul di tabel
Dampak ke Modul Pendaftaran
Setelah jadwal tutup disimpan, semua jadwal dokter pada tanggal tersebut tidak akan muncul di modul Pendaftaran. Pasien tidak dapat mendaftar untuk tanggal yang ditutup.
Mengedit Jadwal Tutup
Langkah 1: Klik Menu Aksi
Klik icon ⋮ (titik tiga vertikal) pada kolom Aksi di baris jadwal tutup yang ingin diubah.
Langkah 2: Ubah Data
Form ubah jadwal tutup akan muncul dengan data existing:
Perubahan yang Sering Dilakukan:
- Ubah Tanggal - Ubah tanggal jadwal tutup
- Update Keterangan - Revisi alasan jadwal tutup
- Perubahan Poli - Adjust poli yang ditutup
Langkah 3: Simpan Perubahan
Klik tombol Submit untuk menyimpan perubahan.
Menghapus Jadwal Tutup
Langkah 1: Klik Menu Aksi
Klik icon ⋮ pada jadwal tutup yang akan dihapus.
Langkah 2: Konfirmasi Penghapusan
Klik Hapus pada jadwal tutup yang akan dihapus. Sistem akan meminta konfirmasi:
Perhatian
Penghapusan jadwal tutup akan mengaktifkan kembali jadwal pada tanggal tersebut. Pastikan untuk menghapus jadwal tutup hanya jika jadwal tersebut sudah tidak relevan atau jika ada perubahan rencana.
Contoh Penggunaan Jadwal Tutup
1. Hari Libur Nasional
Skenario: Tanggal 17 Agustus (Hari Kemerdekaan) adalah hari libur nasional. Semua jadwal dokter ditutup.
Konfigurasi:
- Tanggal: 17 Agustus 2025
- Keterangan: "Hari Kemerdekaan RI - Libur Nasional"
- Poli: Centang Pilih Semua
2. Hari Raya Keagamaan
Skenario: Hari Raya Idul Fitri jatuh pada tanggal 30-31 Mei. Semua jadwal ditutup untuk 2 hari, input sebanyak 2 kali yaitu tanggal 30 Mei dan 31 Mei.
Konfigurasi:
- Tanggal: 30 Mei 2025
- Keterangan: "Hari Raya Idul Fitri"
- Poli: Centang Pilih Semua
3. Maintenance Fasilitas
Skenario: Poli Gigi akan melakukan maintenance peralatan pada tanggal 15 Januari. Hanya Poli Gigi yang tutup.
Konfigurasi:
- Tanggal: 15 Januari 2025
- Keterangan: "Maintenance Peralatan Poli Gigi"
- Poli: Poli Gigi
4. Dokter Menghadiri Simposium
Skenario: dr. Ahmad akan menghadiri simposium medis pada tanggal 20 Januari.
Konfigurasi:
- Tanggal: 20 Januari 2025
- Keterangan: "dr. Ahmad menghadiri Simposium Kardiologi"
- Poli: Poli Umum
Best Practices
Perencanaan Jadwal Tutup
✅ DO's:
- Buat jadwal tutup jauh hari sebelum hari libur
- Sinkronkan dengan kalender nasional dan keagamaan
- Komunikasikan jadwal tutup kepada semua staf
- Publikasikan jadwal tutup kepada pasien
- Review jadwal tutup secara berkala
❌ DON'Ts:
- Lupa membuat jadwal tutup untuk hari libur
- Membuat jadwal tutup mendadak tanpa pemberitahuan
- Tidak mengkomunikasikan jadwal tutup ke pasien
- Mengabaikan kalender libur nasional
- Lupa menghapus jadwal tutup yang sudah tidak relevan
Kategori Jadwal Tutup
✅ DO's:
- Gunakan "Semua Dokter" untuk hari libur nasional
- Gunakan "Dokter Tertentu" untuk cuti/kegiatan dokter
- Spesifikkan poli jika hanya satu poli yang tutup
- Berikan keterangan yang jelas dan informatif
- Dokumentasikan alasan jadwal tutup
❌ DON'Ts:
- Menggunakan "Dokter Tertentu" untuk hari libur nasional
- Membuat multiple jadwal tutup untuk satu tanggal
- Keterangan yang tidak jelas atau membingungkan
- Lupa spesifik poli jika hanya satu poli yang ditutup
- Tidak memiliki dokumentasi alasan jadwal tutup
Komunikasi Jadwal Tutup
✅ DO's:
- Informasikan jadwal tutup minimal 1 minggu sebelumnya
- Pasang pengumuman di loket pendaftaran
- Kirim notifikasi ke pasien yang terdampak
- Update informasi jadwal tutup di website/media sosial
- Berikan informasi dokter on-call jika ada
❌ DON'Ts:
- Memberitahu pasien last-minute tentang jadwal tutup
- Tidak ada pengumuman di fasilitas
- Mengabaikan pasien yang sudah booking
- Tidak update informasi jadwal tutup
- Tidak memberikan alternatif kepada pasien
Koordinasi dengan Dokter
✅ DO's:
- Konfirmasi jadwal dokter sebelum membuat jadwal tutup
- Komunikasikan jadwal tutup ke semua dokter
- Dokumentasikan kegiatan dokter di luar praktik
- Koordinasi untuk dokter pengganti jika perlu
- Review jadwal dokter secara berkala
❌ DON'Ts:
- Membuat jadwal tutup tanpa konfirmasi dokter
- Lupa menginformasikan jadwal tutup ke dokter
- Mengabaikan kepentingan dokter
- Tidak koordinasi untuk dokter pengganti
- Tidak memiliki SOP untuk jadwal tutup
Troubleshooting
Jadwal masih muncul di Pendaftaran padahal sudah ditutup
Penyebab:
- Jadwal tutup belum disimpan dengan benar
- Tanggal jadwal tutup tidak sesuai dengan tanggal pendaftaran
- Cache browser belum refresh
Solusi:
- Verify jadwal tutup sudah tersimpan di tabel
- Check tanggal jadwal tutup sesuai dengan tanggal pendaftaran
- Refresh halaman Pendaftaran
- Clear browser cache
Lupa membuat jadwal tutup untuk hari libur
Penyebab:
- Human error atau lupa memasukkan jadwal tutup
- Tidak ada reminder untuk hari libur yang akan datang
- Baru menyadari setelah pasien mendaftar
Solusi:
- Segera buat jadwal tutup untuk tanggal tersebut
- Hubungi pasien yang sudah mendaftar untuk reschedule
- Berikan penjelasan dan permintaan maaf kepada pasien
- Buat SOP untuk reminder jadwal tutup
- Sinkronkan dengan kalender nasional secara berkala
Jadwal tutup bentrok dengan jadwal khusus
Penyebab:
- Ada jadwal khusus yang dibuat pada tanggal yang ditutup
- Jadwal khusus dibuat sebelum jadwal tutup
- Komunikasi kurang antar tim
Solusi:
- Review jadwal khusus pada tanggal yang ditutup
- Hapus atau adjust jadwal khusus yang bentrok
- Prioritaskan jadwal tutup untuk jadwal reguler
- Buat validasi sistem untuk mencegah bentrok
- Koordinasikan jadwal tutup dengan tim kepegawaian
Dokter ingin praktik pada tanggal yang ditutup
Penyebab:
- Dokter ingin tetap buka pada hari libur
- Ada permintaan pasien untuk layanan darurat
- Dokter on-call yang perlu praktik
Solusi:
- Hapus jadwal tutup untuk dokter tersebut
- Atau buat jadwal khusus untuk dokter yang ingin praktik
- Pastikan dokter menginformasikan ke pasien
- Review kebijakan jadwal tutup
- Pertimbangkan untuk pola layanan on-call
FAQ
Q: Apakah perbedaan Jadwal Tutup dengan Jadwal Tidak Aktif dan Cuti?
A: Jadwal Tutup digunakan untuk tanggal-tanggal tertentu yang berlaku untuk semua atau sebagian dokter (hari libur, maintenance fasilitas), sementara Jadwal Tidak Aktif dan Cuti lebih spesifik untuk ketidakhadiran pribadi dokter (cuti tahunan, sakit, kegiatan luar).
Q: Apakah jadwal tutup berlaku untuk semua poli?
A: Tidak selalu. Anda dapat memilih untuk menutup semua poli atau hanya poli tertentu dengan memilih poli di field "Poli".
Q: Bagaimana jika ada pasien darurat saat jadwal ditutup?
A: Fasilitas sebaiknya memiliki kebijakan untuk layanan darurat. Buka jadwal khusus untuk dokter on-call atau arahkan pasien ke fasilitas terdekat yang buka.
Q: Kapan jadwal tutup sebaiknya dibuat?
A: Sebisa mungkin jauh hari sebelumnya, minimal 1 minggu untuk hari libur nasional dan 1 bulan untuk libur panjang. Ini memberikan waktu cukup untuk komunikasi ke pasien.
Q: Apakah jadwal tutup untuk beberapa hari dibuat per hari atau sekaligus?
A: Untuk periode berurutan (mis: libur 3 hari), buat satu jadwal tutup dengan Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai. Jangan buat per hari agar lebih efisien.
Q: Bagaimana jika ada dokter yang ingin tetap praktik saat hari libur?
A: Hapus dokter tersebut dari jadwal tutup, atau buat jadwal khusus untuk dokter tersebut pada tanggal yang ditutup. Pastikan untuk menginformasikan kepada pasien.
Q: Apakah jadwal tutup yang sudah lewat perlu dihapus?
A: Tidak wajib, tetapi disarankan untuk menjaga kebersihan data. Jadwal tutup yang sudah lewat dapat diarsipkan atau dihapus untuk memudahkan manajemen.
Q: Bagaimana dengan pasien yang sudah mendaftar sebelum jadwal ditutup?
A: Hubungi pasien tersebut untuk reschedule ke tanggal lain. Berikan penjelasan dan permintaan maaf, serta tawarkan opsi tanggal yang tersedia.