Stok Obat Keluar (Depo Apotek)

Modul Stok Obat Keluar adalah sistem untuk mendokumentasikan dan memonitor semua pengeluaran stok obat dan alat kesehatan di luar transaksi penjualan atau dispensing resep normal. Modul ini menyediakan history lengkap dan audit trail untuk setiap item yang keluar dari inventory apotek.

Overview

Modul ini berfungsi sebagai register dan dokumentasi untuk stok keluar dengan berbagai alasan seperti barang rusak, expired, hilang, sample gratis, dan lainnya.

Fungsi Utama

• 📋 Daftar Stok Keluar - History lengkap semua stok keluar
• 🔍 Pencarian Cepat - Search by nama obat
• 🏥 Filter Multi Depo - Filter stok keluar per depo
• 📅 Filter Tanggal - Filter by range tanggal transaksi
• 🗑️ Hapus Data - Delete entry (restricted access)
• 🔐 Audit Trail - Tracking siapa input dan kapan

Pentingnya Dokumentasi Stok Keluar

Kenapa Harus Dicatat?

Dokumentasi stok keluar sangat penting untuk:

1. Akuntabilitas - Tracking pergerakan stok non-sales
2. Financial Control - Mencatat kerugian dan write-off
3. Compliance - Memenuhi regulasi pelaporan farmasi
4. Audit - Trail lengkap untuk audit internal/eksternal
5. Analytics - Analisis pola kerugian dan improvement
6. Inventory Accuracy - Menjaga akurasi stok fisik vs sistem

NOTE

Regulasi: Sesuai Permenkes No. 73 Tahun 2016, apotek wajib mendokumentasikan semua pergerakan stok termasuk pengeluaran non-transaksi dengan lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan.

Alur Kerja Stok Keluar

graph TD
A["Identifikasi Item Keluar"] --> B["Entry Data Stok Keluar"]
B --> C["Submit"]
C --> D["Update Stok Otomatis"]
D --> E["Masuk Database"]

Akses Menu Stok Keluar

Navigasi

1. Login dengan akun Petugas Apotek atau Apoteker
2. Klik menu Apotek di sidebar
3. Pilih submenu Stok Keluar

Tampilan Halaman

Halaman dirancang untuk akses mudah ke history dan filter:

Komponen Halaman:

Area	Fungsi
🎯 Filter Bar	Search dan filter di bagian atas
📋 Tabel Data	Daftar history stok keluar

Daftar Stok Keluar

Struktur Tabel

Tabel menampilkan semua transaksi stok keluar dengan detail lengkap:

Kolom	Informasi
ID	ID unik transaksi stok keluar
Waktu	Tanggal dan jam transaksi
Nama OBHP	Nama obat/bahan habis pakai/alkes
Satuan	Unit satuan (Tab, Kaps, Btl, dll)
Jumlah	Quantity yang keluar
Keterangan	Alasan dan detail stok keluar
Petugas	Nama user yang input
Aksi	Tombol hapus (conditional)

Keterangan

Kolom keterangan berisi informasi penting:

Format: [Alasan] - [Detail Spesifik]

Contoh:

• Rusak - Kemasan basah terkena air
• Expired - ED 30/11/2025, tidak laku
• Hilang - Selisih stock opname
• Sample Gratis - Demo produk baru
• Internal Use - Dipakai untuk P3K klinik
• Musnah - Disposal obat narkotika sesuai BA

TIP

Best Practice: Isi keterangan dengan detail yang jelas dan spesifik. Informasi ini penting untuk audit dan analisis penyebab kerugian.

Pencarian Stok Keluar

Search Bar

Gunakan kolom pencarian untuk menemukan transaksi dengan cepat:

Metode Pencarian:

1. By Nama Obat/OBHP Input: "paracetamol" Hasil: Semua transaksi dengan item paracetamol

Search Features:

• ✅ Case-insensitive - Tidak case-sensitive
• ✅ Partial match - Cocok dengan sebagian kata

Filter Stok Keluar

Filter by Depo (Admin/Manajer)

Untuk fasilitas kesehatan dengan multiple depo apotek:

Cara Menggunakan:

1. Klik dropdown "Pilih Depo"
2. Centang depo yang ingin ditampilkan

Use Case:

• Manajer Farmasi - Lihat stok keluar semua depo untuk overview
• Apoteker Depo - Filter depo mereka sendiri untuk monitoring harian
• Audit - Filter specific depo untuk investigasi

NOTE

Access Control: User hanya bisa melihat data depo yang sesuai dengan hak akses mereka. Admin/manajer dapat melihat semua depo.

Filter by Range Tanggal

Filter transaksi berdasarkan periode waktu:

Custom Range:

1. pilih tanggal awal
2. pilih tanggal akhir
3. klik tombol "Refresh" untuk memuat data

WARNING

Batas Range: Untuk performa optimal, disarankan tidak filter range lebih dari 1 bulan. Untuk data historis lebih lama, gunakan fitur export di menu laporan (Request ke developer).

Aksi Hapus Data

Aturan Penghapusan

CAUTION

Restricted Access: Hanya petugas yang menginput data tersebut yang dapat menghapus. Ini untuk accountability dan mencegah manipulasi data oleh pihak lain.

Kondisi Hapus:

Kondisi	Bisa Hapus?
User = Input user	✅ YA
User ≠ Input user	❌ TIDAK
Admin/Manajer	❌ TIDAK*

*Admin/manajer harus request ke user yang input

Proses Hapus Data

1. Klik ikon 🗑️ pada data yang ingin dihapus:
2. Sistem akan menampilkan dialog konfirmasi:

WARNING

Dampak Penghapusan: Setelah data dihapus:

• Stok item akan dikembalikan ke inventory
• Data hilang dari database (hard delete)
• Tercatat di audit log siapa dan kapan
• Tidak bisa di-recover dari aplikasi

Audit Trail Penghapusan

Setiap penghapusan tercatat lengkap di kartu stok.

Error Handling

Gagal Hapus:

Penyebab Error Umum:

1. "Anda tidak memiliki akses untuk menghapus data ini"

   • User bukan pembuat data
   • Solusi: Hubungi user yang input atau admin

2. "Data tidak ditemukan"

   • Data sudah dihapus sebelumnya
   • Solusi: Refresh halaman

3. "Gagal mengembalikan stok"

   • Error database connection
   • Solusi: Contact IT support

Best Practices

Dokumentasi yang Baik

✅ DO's:

1. Entry Segera - Input stok keluar sesegera mungkin setelah kejadian
2. Keterangan Detail - Jelaskan alasan dengan lengkap dan spesifik
3. Review Rutin - Check data entry harian untuk memastikan akurasi
4. Analisis Berkala - Review trend bulanan untuk improvement

❌ DON'Ts:

1. Menunda Entry - Jangan tunda dokumentasi
2. Keterangan Singkat - Hindari keterangan tidak jelas ("rusak" saja)
3. Double Entry - Pastikan tidak input data yang sama 2x
4. Ignore Pattern - Jangan abaikan pattern kerugian berulang

Prevention of Loss

Identifikasi Root Cause:

Dari data stok keluar, analisis:

1. Barang Rusak Berulang

   • Penyebab: Handling yang salah?
   • Action: Training petugas
   • Action: Improve SOP penyimpanan

2. Expired Tinggi

   • Penyebab: Overstock atau slow moving?
   • Action: Review EOQ (Economic Order Quantity)
   • Action: FEFO implementation lebih ketat

3. Hilang/Selisih

   • Penyebab: Pencurian atau salah catat?
   • Action: Tighten security
   • Action: Improve stock opname procedure

4. Sample Gratis Banyak

   • Penyebab: Policy sample tidak jelas?
   • Action: Standardize sample policy
   • Action: Set limit per periode

Reconciliation

Monthly Reconciliation:

1. Total stok keluar dari sistem
2. Physical count inventory
3. Compare dan investigasi selisih >2%
4. Document findings
5. Adjustment dengan approval
6. Improvement plan

Troubleshooting

Data tidak bisa dihapus

Penyebab:

• User bukan pembuat data
• Hak akses tidak mencukupi

Solusi:

1. Verifikasi siapa yang input data (lihat kolom Petugas)
2. Login dengan user yang input untuk hapus

Stok tidak kembali setelah hapus

Penyebab:

• Error database transaction
• Koneksi terputus saat hapus
• Bug system

Solusi:

1. Refresh halaman dan check ulang stok
2. Lihat di kartu stok apakah ada entry pengembalian
3. Jika belum kembali, lakukan adjustment manual
4. Lapor ke IT support dengan screenshot
5. Check audit log untuk trace problem

Data yang ditampilkan tidak sesuai

Penyebab:

• Filter tidak tepat
• Cache lama
• Data belum di-sync

Solusi:

1. Clear filter dan set ulang
2. Clear browser cache (Ctrl+Shift+Del)
3. Refresh halaman (F5)
4. Check tanggal filter sesuai periode yang diinginkan

FAQ

Q: Apakah data yang dihapus bisa di-restore?

A: Data tidak bisa di-restore karena data dihapus secara permanent.

---

Q: Bagaimana jika salah input jumlah?

A: Hapus dan input ulang dengan benar

---

Integrasi dengan Modul Lain

Data Stok

graph TD
A["Stok Keluar"] -->|Update Stok| B["Data Stok Apotek"]
B -->|Alert| A

• Entry stok keluar otomatis kurangi stok
• Kartu stok terupdate real-time

---