Penyesuaian Stok

Sub modul Penyesuaian Stok digunakan untuk mengelola penyesuaian jumlah stok Obat, Bahan Medis Habis Pakai (BMHP), dan Alat Kesehatan (Alkes) di gudang farmasi. Modul ini memungkinkan koreksi stok ketika terdapat selisih antara stok sistem dengan stok fisik di gudang.

Overview

Penyesuaian Stok adalah proses koreksi jumlah stok di sistem untuk menyesuaikan dengan kondisi fisik aktual di gudang. Penyesuaian ini diperlukan ketika terjadi selisih stok akibat berbagai faktor seperti kerusakan, kadaluarsa, kesalahan penerimaan, selisih stok opname, atau faktor lainnya.

Fungsi Utama

• 📋 Manajemen Penyesuaian - Buat, edit, hapus penyesuaian stok
• 📦 Multi Item - Sesuaikan multiple item dalam satu dokumen
• 🏷️ Kategori Penyesuaian - Klasifikasikan alasan penyesuaian
• 💰 Nilai Penyesuaian - Track nilai finansial dari penyesuaian
• 🖨️ Cetak Bukti - Print dokumen penyesuaian untuk arsip
• 📊 Tracking - Monitor semua penyesuaian yang pernah dibuat
• 🔍 Audit Trail - Riwayat lengkap penyesuaian stok

Penggunaan Data

Data Penyesuaian Stok digunakan oleh:

Modul	Penggunaan
Stok Gudang	Update stok setelah penyesuaian
Stok Depo	Penyesuaian stok di depo farmasi
Keuangan	Pencatatan kerugian/keuntungan stok
Laporan	Analisis selisih dan shrinkage
Audit	Tracking perubahan stok
Stock Opname	Realisasi hasil stock opname

Pentingnya Penyesuaian Stok

Penyesuaian stok mempengaruhi valuasi aset dan laporan keuangan. Setiap penyesuaian harus memiliki alasan yang valid dan dokumentasi yang lengkap. Penyesuaian yang tidak terkontrol dapat menyebabkan manipulasi stok dan kerugian finansial. Pastikan hanya user berwenang yang dapat membuat dan approve penyesuaian.

Akses Menu Penyesuaian Stok

Navigasi

1. Login dengan akun Petugas Gudang Farmasi atau Kepala Farmasi
2. Klik menu Gudang Farmasi di sidebar
3. Pilih submenu Penyesuaian Stok

Halaman Penyesuaian Stok

Tampilan Utama

Halaman Penyesuaian Stok menampilkan daftar lengkap semua penyesuaian stok yang pernah dibuat.

Komponen Halaman:

Area	Fungsi
🔍 Pencarian	Search box untuk cari nomor penyesuaian atau keterangan
📅 Range Tanggal	Filter berdasarkan tanggal penyesuaian
➕ Tombol Tambah	Buka form untuk buat penyesuaian baru
📋 Tabel Penyesuaian	Daftar semua penyesuaian dengan detail
🖨️ Cetak	Icon untuk cetak bukti penyesuaian
✏️ Ubah	Icon titik 3 untuk edit penyesuaian
🗑️ Hapus	Icon untuk hapus penyesuaian

Filter dan Pencarian

Cara Menggunakan:

1. Pencarian:

   • Ketik nomor penyesuaian, keterangan, atau nama barang di search box
   • Hasil filter real-time saat mengetik
   • Case-insensitive search

2. Range Tanggal:

   • Pilih Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir
   • Sistem akan filter penyesuaian dalam range tanggal tersebut
   • Kosongkan untuk menampilkan semua tanggal

3. Reset Filter:

   • Kosongkan search box
   • Kosongkan range tanggal
   • Klik refresh atau tekan Enter

Fitur Pencarian:

• Real-time filtering saat mengetik
• Kombinasi pencarian dan filter tanggal
• Tidak mempengaruhi data, hanya filter tampilan

Struktur Tabel

Kolom	Deskripsi
No Penyesuaian	Nomor unik dokumen penyesuaian
Tanggal	Tanggal penyesuaian dibuat
Petugas	Nama petugas yang membuat penyesuaian
Nilai Penyesuaian	Nilai finansial dari penyesuaian (positif/negatif)
Keterangan	Catatan/alasan penyesuaian
Aksi	Menu aksi (cetak, edit, hapus)

Menu Aksi

Icon	Fungsi
🖨️ Cetak	Print bukti penyesuaian stok
✏️ Ubah	Edit data penyesuaian (via dropdown titik 3)
🗑️ Hapus	Hapus penyesuaian

Membuat Penyesuaian Stok Baru

Langkah 1: Klik Tombol Tambah

Klik tombol ➕ Tambah di pojok kanan atas halaman.

Langkah 2: Isi Header Penyesuaian

Field Header:

Field	Type	Wajib	Keterangan
Asal Barang	Dropdown	✅	Sumber/barang yang disesuaikan
Kategori Penyesuaian	Dropdown	✅	Alasan/kategori penyesuaian
Tanggal Penyesuaian	Date	✅	Tanggal penyesuaian (default: hari ini)
Keterangan	Textarea	⚪	Catatan tambahan/alasan detail

A. Pilih Asal Barang

Klik field Asal Barang untuk memilih sumber barang:

Opsi Asal Barang:

Opsi	Keterangan
Gudang Farmasi	Penyesuaian stok di gudang utama
Depo Farmasi	Penyesuaian stok di depo/apotek
Unit Rawat Jalan	Penyesuaian stok di unit/poli
Ruang Rawat Inap	Penyesuaian stok di ruang perawatan

Cara Memilih:

1. Klik dropdown Asal Barang
2. Pilih sumber yang sesuai
3. Sistem akan filter lokasi stok yang tersedia

B. Pilih Kategori Penyesuaian

Klik field Kategori Penyesuaian untuk memilih kategori:

Kategori Penyesuaian:

Kategori	Keterangan
Selisih Stock Opname	Selisih hasil stock opname
Obat Expired	Obat kadaluarsa
Obat Rusak	Obat rusak/tidak layak jual
Obat Hilang	Obat hilang/shrinkage
Retur Supplier	Pengembalian ke supplier
Koreksi Data	Koreksi kesalahan input
Penyesuaian Sistem	Auto-adjustment dari sistem
Lainnya	Kategori lainnya

Cara Memilih:

1. Klik dropdown Kategori Penyesuaian
2. Pilih kategori yang sesuai dengan alasan penyesuaian
3. Kategori akan mempengaruhi akun keuangan yang ter-impact

Pentingnya Kategori

Kategori penyesuaian digunakan untuk:

• Reporting dan analisis penyebab selisih
• Mapping ke akun keuangan yang tepat
• Tracking trend penyesuaian per kategori
• Audit dan compliance

C. Isi Tanggal dan Keterangan

1. Tanggal Penyesuaian:

   • Default tanggal hari ini
   • Ubah jika penyesuaian untuk tanggal lain

2. Keterangan:

   • Jelaskan alasan penyesuaian secara detail
   • Contoh: "Selisih stock opname bulan Januari 2026"
   • Contoh: "Obat expired batch AB12345"
   • Lampirkan nomor dokumen pendukung jika ada

Langkah 3: Tambah Item Penyesuaian

Di sisi kanan form, terdapat fitur pencarian dan penambahan barang:

A. Cari Barang

Cara Mencari Barang:

1. Ketik nama barang di search box:

   • Nama obat/BMHP/alkes
   • Kode barang
   • Kata kunci lainnya

2. Sistem menampilkan hasil:

   • Nama barang lengkap
   • Stok saat ini di sistem
   • Lokasi barang

3. Klik barang yang ingin disesuaikan:

   • Form detail muncul
   • Stok sistem otomatis terisi

B. Isi Detail Penyesuaian

Field Detail Item:

Field	Type	Wajib	Keterangan
Nama Barang	Text	✅	Auto-isi dari pencarian
Stok Sistem	Number	✅	Stok saat ini di sistem (auto)
Stok Fisik	Number	✅	Stok aktual hasil penghitungan
Selisih	Number	✅	Otomatis (Stok Fisik - Stok Sistem)
Harga Satuan	Number	✅	Harga per satuan (auto/manual)
Nilai Penyesuaian	Number	✅	Otomatis (Selisih × Harga)
Keterangan Item	Text	⚪	Catatan per item

Cara Mengisi:

1. Stok Sistem:

   • Otomatis terisi dari database
   • Tidak dapat diubah

2. Stok Fisik:

   • Isi sesuai hasil penghitungan fisik
   • Harus akurat dan terverifikasi

3. Selisih:

   • Otomatis terhitung
   • Positif = Stok fisik > Stok sistem (lebih)
   • Negatif = Stok fisik < Stok sistem (kurang)

4. Harga Satuan:

   • Default harga rata-rata stok
   • Dapat diubah jika perlu

5. Nilai Penyesuaian:

   • Otomatis terhitung (Selisih × Harga)
   • Menunjukkan impact finansial

6. Keterangan Item:

   • Catatan spesifik per item
   • Contoh: "Batch AB12345 expired"

C. Tambahkan ke List

Setelah mengisi detail:

1. Review data sudah benar
2. Klik "Tambah" atau +
3. Item masuk ke list penyesuaian
4. Ulangi untuk item lainnya

Langkah 4: Manage List Item

Setelah menambah item, item akan muncul di list penyesuaian:

Informasi di List:

Kolom	Informasi
Nama Barang	Nama lengkap OBHP
Stok Sistem	Stok di sistem
Stok Fisik	Stok hasil penghitungan
Selisih	Jumlah selisih (+/-)
Harga	Harga satuan
Nilai	Nilai penyesuaian
Keterangan	Catatan per item
Aksi	Edit dan hapus per item

Edit Item dalam List

Untuk mengubah data per OBHP:

1. Klik icon ✏️ Edit di kolom Aksi pada item yang ingin diubah
2. Form detail item muncul dengan data existing
3. Ubah field yang perlu disesuaikan:
   • Stok fisik
   • Harga satuan
   • Keterangan item
4. Klik "Simpan" untuk update
5. Selisih dan nilai otomatis recalculate

Hapus Item dari List

Untuk menghapus data per OBHP:

1. Klik icon 🗑️ Hapus di kolom Aksi pada item yang ingin dihapus
2. Konfirmasi penghapusan
3. Item hilang dari list
4. Total nilai penyesuaian otomatis update

Langkah 5: Review Penyesuaian

Sebelum menyimpan, review seluruh penyesuaian:

Checklist Review:

• ✅ Asal barang sudah benar
• ✅ Kategori penyesuaian tepat
• ✅ Tanggal penyesuaian sesuai
• ✅ Keterangan lengkap dan jelas
• ✅ Semua item yang perlu disesuaikan sudah masuk
• ✅ Stok fisik akurat (sudah diverifikasi)
• ✅ Harga satuan benar
• ✅ Nilai penyesuaian terhitung dengan tepat
• ✅ Total nilai penyesuaian masuk akal

Total Nilai Penyesuaian:

• Positif = Keuntungan (stok lebih)
• Negatif = Kerugian (stok kurang/expired/rusak)
• Review total sebelum save

Langkah 6: Simpan Penyesuaian

Setelah review lengkap:

1. Klik "Simpan":

   • Sistem validasi semua field wajib
   • Generate nomor penyesuaian otomatis
   • Update stok di sistem

2. Penyesuaian tersimpan:

   • Muncul di tabel penyesuaian
   • Stok gudang/depo otomatis ter-update
   • Entry keuangan tercatat (jika terintegrasi)

Kunci Penyesuaian

Setelah disimpan, penyesuaian tidak dapat diedit langsung. Jika ada kesalahan, hubungi supervisor untuk unlock atau buat penyesuaian koreksi.

Cetak Bukti Penyesuaian

Langkah 1: Buka Detail Penyesuaian

Klik icon 🖨️ Cetak pada kolom Aksi di baris penyesuaian yang ingin dicetak.

Langkah 2: Modal Cetak Bukti

Sistem menampilkan modal pilihan cetak:

Opsi Cetak:

Opsi	Deskripsi
Cetak Bukti Penyesuaian	Print dokumen bukti penyesuaian lengkap
Cetak Laporan	Print summary untuk arsip

Langkah 3: Preview Dokumen

Klik opsi yang diinginkan, sistem menampilkan preview:

Dokumen Bukti Penyesuaian mencakup:

Header:

• Kop surat fasilitas kesehatan
• Nomor dan tanggal penyesuaian
• Kategori penyesuaian
• Asal barang/lokasi

Body:

• Tabel item penyesuaian
• Stok sistem vs stok fisik
• Selisih per item
• Harga dan nilai penyesuaian
• Total nilai penyesuaian

Footer:

• Keterangan/alasan detail
• Tanda tangan petugas pembuat
• Approval kepala gudang/farmasi
• Tanggal approval

Langkah 4: Print atau Save

Opsi yang tersedia:

1. Print - Langsung cetak ke printer
2. Save as PDF - Simpan sebagai file PDF
3. Email - Kirim via email ke terkait

Distribusi Dokumen

Setelah dicetak, distribusikan dokumen ke:

• Original → Arsip gudang farmasi
• Copy 1 → Bagian keuangan (untuk booking jurnal)
• Copy 2 → File penyesuaian stok
• Copy 3 → Manajemen (untuk penyesuaian material)

Mengedit Penyesuaian

Edit Sebelum Finalisasi

Langkah 1: Klik Menu Aksi

Klik icon ✏️ Ubah (titik 3) pada penyesuaian yang belum final

Langkah 2: Pilih Edit

Pilih menu Edit dari dropdown

Langkah 3: Ubah Data

Form penyesuaian muncul dengan data existing:

• Edit header (kategori, tanggal, keterangan)
• Edit detail item (stok fisik, harga, keterangan)
• Tambah item baru jika ada yang terlewat
• Hapus item jika salah input

Langkah 4: Simpan Perubahan

Klik Submit untuk menyimpan perubahan

Edit Setelah Finalisasi

Penyesuaian yang sudah final atau sudah di-posting ke keuangan tidak dapat diedit langsung. Jika perlu perubahan:

1. Buat penyesuaian koreksi
2. Hubungi supervisor untuk unlock
3. Dokumentasikan alasan perubahan

Edit Setelah Stok Update

Hanya dapat dilakukan oleh:

• Supervisor Gudang Farmasi
• Admin Sistem

Dengan alasan yang valid dan terdokumentasi dalam audit trail.

Membatalkan Penyesuaian

Batal Sebelum Finalisasi

Langkah 1: Klik Menu Aksi

Klik icon 🗑️ Hapus pada penyesuaian yang ingin dibatalkan

Langkah 2: Konfirmasi Pembatalan

• Sistem meminta konfirmasi
• Alasan pembatalan (wajib)
• Klik Konfirmasi

Langkah 3: Status Berubah

• Penyesuaian hilang dari tabel aktif
• Stok gudang/depo kembali ke sebelum penyesuaian
• Entry keuangan di-reverse (jika terintegrasi)

Pembatalan Setelah Posting

Jika penyesuaian sudah di-posting ke keuangan, pembatalan memerlukan:

1. Reverse jurnal akuntansi
2. Adjust stok kembali
3. Approval dari manajemen
4. Dokumentasi lengkap

Kategori Penyesuaian dan Impact Keuangan

Selisih Stock Opname

Penyebab:

• Kesalahan penghitungan
• Barang tidak tercatat
• Salah input transaksi

Impact:

• Debit/Credit: Persediaan
• Credit/Debit: Selisih Stock Opname (Laba/Rugi)

Obat Expired

Penyebab:

• Obat melewati tanggal expired
• Tidak terjual sebelum expired

Impact:

• Debit: Kerugian Obat Expired
• Credit: Persediaan

Obat Rusak

Penyebab:

• Kerusakan saat penyimpanan
• Kerusakan saat distribusi
• Cacat dari pabrik

Impact:

• Debit: Kerugian Obat Rusak
• Credit: Persediaan

Obat Hilang

Penyebab:

• Pencurian
• Kesalahan administrasi
• Tidak diketahui

Impact:

• Debit: Kerugian Obat Hilang
• Credit: Persediaan

Retur Supplier

Penyebab:

• Barang rusak/kadaluarsa
• Salah kirim dari supplier
• Over delivery

Impact:

• Debit: Hutang Supplier / Kas
• Credit: Persediaan

Koreksi Data

Penyebab:

• Kesalahan input penerimaan
• Kesalahan input pengeluaran
• Duplikasi transaksi

Impact:

• Sesuai dengan jenis koreksi

Best Practices

Penghitungan Stok Fisik

✅ DO's:

• Hitung fisik dengan teliti
• Gunakan 2 orang untuk counting (checker & counter)
• Foto barang jika ada kerusakan
• Dokumentasikan hasil counting
• Verify sebelum input ke sistem

❌ DON'Ts:

• Hitung asal-asalan
• Satu orang counting tanpa checker
• Abaikan kondisi barang
• Lupa dokumentasi
• Input tanpa verify

Input Penyesuaian

✅ DO's:

• Input segera setelah counting
• Pilih kategori yang tepat
• Lengkapi keterangan detail
• Attach bukti pendukung
• Review sebelum save

❌ DON'Ts:

• Tunda input berhari-hari
• Pilih kategori asal
• Kosongkan keterangan
• Tidak ada bukti pendukung
• Save tanpa review

Approval dan Kontrol

✅ DO's:

• Require approval untuk penyesuaian material
• Review trend penyesuaian
• Investigasi selisih berulang
• Audit trail lengkap
• Backup dokumentasi

❌ DON'Ts:

• Approve tanpa review
• Abaikan pattern selisih
• Tidak follow up investigasi
• Lupa backup dokumen
• Longgar kontrol penyesuaian

Troubleshooting

Barang tidak muncul di pencarian

Penyebab:

• Barang tidak ada di master data
• Barang tidak ada stok di lokasi tersebut
• Filter pencarian tidak sesuai

Solusi:

1. Verify barang ada di master data OBHP
2. Check apakah ada stok di lokasi yang dipilih
3. Reset filter pencarian
4. Gunakan kode barang untuk pencarian

Stok sistem tidak sesuai

Penyebab:

• Ada transaksi yang belum ter-posting
• Cache belum refresh
• Ada penyesuaian lain yang belum final

Solusi:

1. Check mutasi stok barang tersebut
2. Refresh halaman (Ctrl+Shift+R)
3. Verify tidak ada transaksi pending
4. Check log sistem

Nilai penyesuaian tidak terhitung

Penyebab:

• Harga satuan belum diisi
• Selisih belum terhitung
• Bug sistem

Solusi:

1. Pastikan harga satuan sudah diisi
2. Verify stok fisik sudah di-input
3. Refresh form dan coba lagi
4. Hubungi IT support jika persist

Tidak bisa edit penyesuaian

Penyebab:

• Penyesuaian sudah final
• User tidak punya hak akses edit
• Penyesuaian sudah di-posting

Solusi:

1. Check status penyesuaian
2. Verify hak akses user di master data
3. Hubungi supervisor untuk unlock
4. Buat penyesuaian koreksi jika tidak bisa edit

Tidak bisa cetak bukti

Penyebab:

• Printer not connected
• Browser block popup
• Template error

Solusi:

1. Check koneksi printer
2. Allow popup di browser settings
3. Test print dari browser
4. Clear cache dan cookies

FAQ

Q: Apakah bisa menyesuaikan stok tanpa kategori?

A: Tidak, kategori penyesuaian wajib dipilih untuk tracking dan reporting.

---

Q: Berapa banyak item yang bisa disesuaikan dalam satu dokumen?

A: Tidak ada batasan. Namun untuk efisiensi, group item dengan kategori yang sama.

---

Q: Apakah penyesuaian stok otomatis ter-posting ke keuangan?

A: Tergantung konfigurasi sistem. Beberapa sistem memerlukan approval sebelum posting.

---

Q: Bagaimana jika salah input stok fisik?

A: Buat penyesuaian koreksi dengan kategori "Koreksi Data" untuk membetulkan.

---

Q: Apakah penyesuaian stok mempengaruhi harga pokok?

A: Ya, penyesuaian stok dapat mempengaruhi average cost jika menggunakan metode average.

---

Q: Siapa yang bisa approve penyesuaian stok?

A: Tergantung konfigurasi. Umumnya Kepala Farmasi atau Manajer Gudang untuk nominal tertentu. Nominal besar mungkin memerlukan approval direktur.

---

Q: Berapa lama penyimpanan dokumen penyesuaian?

A: Minimal 5 tahun untuk keperluan audit dan pajak. Scan dan backup digital untuk keamanan.