Penerimaan OBHP

Sub modul Penerimaan OBHP digunakan untuk mengelola penerimaan Obat, Bahan Medis Habis Pakai (BMHP), dan Alat Kesehatan (Alkes) dari supplier ke gudang farmasi. Modul ini merupakan tahap akhir dari proses pengadaan yang terintegrasi dengan pemesanan, manajemen stok, dan keuangan.

Overview

Penerimaan OBHP adalah proses verifikasi dan pencatatan barang yang diterima dari supplier berdasarkan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya. Proses ini mencakup pemeriksaan kuantitas, kualitas, harga, dan dokumen pendukung seperti faktur dan surat jalan.

Fungsi Utama

• 📋 Manajemen Penerimaan - Buat, edit, hapus penerimaan OBHP
• 📦 Referensi PO - Link penerimaan ke pemesanan yang ada
• 💰 Input Harga & Pajak - Catat harga beli, PPN, dan potongan
• 🏷️ Batch & Expired - Tracking nomor batch dan tanggal expired
• ✅ Verifikasi Barang - Check kesesuaian barang dengan PO
• 🖨️ Cetak Penerimaan - Print dokumen penerimaan untuk arsip
• 📊 Status Tracking - Monitor status penerimaan real-time
• 🔍 Riwayat Penerimaan - Tracking semua penerimaan yang pernah dibuat

Penggunaan Data

Data Penerimaan OBHP digunakan oleh:

Modul	Penggunaan
Pemesanan OBHP	Update status PO menjadi diterima
Stok Gudang	Update stok masuk dengan batch dan expired
Keuangan	Hutang usaha berdasarkan faktur supplier
Supplier	Riwayat transaksi dan performa supplier
Laporan	Statistik pembelian dan analisis harga
Apotek/Depo	Ketersediaan stok untuk permintaan

Pentingnya Verifikasi Penerimaan

Penerimaan OBHP adalah titik kritis dalam pengendalian stok dan keuangan. Kesalahan input harga, batch, atau tanggal expired dapat menyebabkan masalah dalam valuasi stok, laporan keuangan, dan distribusi obat ke pasien. Selalu verifikasi barang fisik dengan dokumen sebelum menyimpan penerimaan.

Akses Menu Penerimaan OBHP

Navigasi

1. Login dengan akun Petugas Gudang Farmasi atau Kepala Farmasi
2. Klik menu Gudang Farmasi di sidebar
3. Pilih submenu Penerimaan OBHP

Halaman Penerimaan OBHP

Tampilan Utama

Halaman Penerimaan OBHP menampilkan daftar lengkap semua penerimaan yang pernah dibuat.

Komponen Halaman:

Area	Fungsi
🔍 Pencarian	Search box untuk cari nomor penerimaan atau supplier
🏪 Filter Supplier	Dropdown pilih supplier (Pilih Semua untuk reset)
📅 Range Tanggal	Filter berdasarkan tanggal penerimaan
➕ Tombol Tambah	Buka form untuk buat penerimaan baru
📋 Tabel Penerimaan	Daftar semua penerimaan dengan detail
🖨️ Cetak	Icon untuk cetak dokumen penerimaan
✏️ Ubah	Icon titik 3 untuk edit penerimaan
🗑️ Hapus	Icon untuk hapus penerimaan

Filter dan Pencarian

Cara Menggunakan:

1. Pencarian:

   • Ketik nomor penerimaan, nomor faktur, atau nama supplier di search box
   • Hasil filter real-time saat mengetik
   • Case-insensitive search

2. Filter Supplier:

   • Klik dropdown Filter Supplier
   • Pilih supplier tertentu untuk filter
   • Pilih Pilih Semua untuk reset dan menampilkan semua supplier

3. Range Tanggal:

   • Pilih Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir
   • Sistem akan filter penerimaan dalam range tanggal tersebut
   • Kosongkan untuk menampilkan semua tanggal

4. Reset Filter:

   • Kosongkan search box
   • Pilih "Pilih Semua" di filter supplier
   • Kosongkan range tanggal
   • Klik refresh atau tekan Enter

Fitur Pencarian:

• Real-time filtering saat mengetik
• Kombinasi pencarian, filter supplier, dan tanggal
• Tidak mempengaruhi data, hanya filter tampilan

Struktur Tabel

Kolom	Deskripsi
No Penerimaan	Nomor unik dokumen penerimaan
No Faktur	Nomor faktur dari supplier
Tanggal Terima	Tanggal barang diterima
Jatuh Tempo	Tanggal jatuh tempo pembayaran
Nama Supplier	Nama supplier/distributor
Petugas	Nama petugas yang menerima
Total Tagihan	Total nilai penerimaan (setelah PPN & potongan)
Aksi	Menu aksi (cetak, edit, hapus)

Menu Aksi

Icon	Fungsi
🖨️ Cetak	Print dokumen penerimaan
✏️ Ubah	Edit data penerimaan (via dropdown titik 3)
🗑️ Hapus	Hapus penerimaan

Membuat Penerimaan OBHP Baru

Langkah 1: Klik Tombol Tambah

Klik tombol ➕ Tambah di pojok kanan atas halaman.

Langkah 2: Pilih Nomor Pemesanan

Klik field Nomor Pemesanan untuk membuka modal referensi:

Modal Daftar Pemesanan menampilkan:

Kolom	Informasi
No Pemesanan	Nomor Purchase Order (PO)
Tanggal PO	Tanggal pemesanan dibuat
Petugas	Nama petugas yang membuat pemesanan
Status	Status pemesanan (harus "Disetujui" atau "Diproses")

Filter Pemesanan

Hanya pemesanan dengan status Disetujui atau Diproses yang muncul di daftar. Pemesanan yang sudah diterima lengkap tidak akan muncul lagi untuk menghindari duplikasi penerimaan.

Cara Memilih Pemesanan:

1. Cari pemesanan yang ingin diterima:

   • Ketik nomor PO atau nama supplier
   • Gunakan filter tanggal jika perlu

2. Klik pemesanan yang ingin dibuatkan penerimaan:

   • Sistem akan menampilkan detail item dalam PO
   • Data supplier otomatis terisi

3. Item otomatis masuk ke form penerimaan:

   • Nama OBHP
   • Jumlah (otomatis dari PO, dapat diubah)
   • Harga (kosong, perlu diisi)

Penerimaan Sebagian

Jika barang datang sebagian, Anda dapat:

• Ubah jumlah sesuai barang yang diterima
• Sisa jumlah dapat diterima di kemudian hari
• Sistem akan track status "Diterima Sebagian" vs "Diterima Lengkap"

Langkah 3: Isi Data Header Penerimaan

Setelah memilih pemesanan, lengkapi data header:

Field Header:

Field	Type	Wajib	Keterangan
Nomor Pemesanan	Text	✅	Auto-isi dari PO yang dipilih
Nomor Faktur	Text	✅	Nomor faktur dari supplier
Supplier	Text	✅	Auto-isi dari PO
Potongan Faktur	Number	⚪	Diskon/potongan dalam rupiah
Tanggal Penerimaan	Date	✅	Tanggal barang diterima
Tanggal Jatuh Tempo	Date	⚪	Tanggal jatuh tempo pembayaran

Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo digunakan untuk tracking pembayaran hutang ke supplier.

Cara Mengisi:

1. Nomor Faktur:

   • Ketik sesuai faktur dari supplier
   • Format bebas (contoh: "FTR/001/XI/2025")

2. Potongan Faktur:

   • Isi jika ada diskon dari supplier
   • Dapat dalam nominal (Rp 100,000)

3. Tanggal Penerimaan:

   • Sesuaikan dengan tanggal penerimaan barang

4. Tanggal Jatuh Tempo:

   • Sesuai terms pembayaran dengan supplier
   • Contoh: 30 hari dari tanggal faktur

Langkah 4: Input Detail Item

Setelah data header lengkap, isi detail setiap item:

Field per Item:

Field	Type	Wajib	Keterangan
Nama OBHP	Text	✅	Auto-isi dari PO
Harga Dasar	Number	✅	Harga beli per satuan (sebelum PPN)
Potongan	Number	⚪	Diskon per item (rupiah atau %)
Harga Beli	Number	✅	Harga setelah diskon (auto-calculate)
No Batch	Text	✅	Nomor batch dari pabrik
Tanggal Expired	Date	✅	Tanggal kadaluarsa obat
Jumlah	Number	✅	Jumlah barang diterima

Pentingnya Batch dan Expired

Nomor batch dan tanggal expired sangat penting untuk:

• Tracking obat jika ada recall dari pabrik
• Mengelola stok FEFO (First Expired First Out)
• Menghindari distribusi obat expired
• Compliance dengan regulasi BPOM

Cara Mengisi Detail Item:

1. Harga Dasar:

   • Ketik harga beli per satuan
   • Sesuai invoice/faktur supplier

2. Potongan:

   • Isi jika ada diskon per item
   • Otomatis mengurangi harga dasar

3. Harga Beli:

   • Otomatis terhitung (Harga Dasar - Potongan)
   • Dapat manual override jika perlu

4. No Batch:

   • Ketik sesuai label pada kemasan
   • Format dari pabrik (contoh: "AB12345")

5. Tanggal Expired:

   • Pilih dari calendar
   • Sesuai tanggal pada kemasan
   • Minimal 6 bulan dari tanggal terima (untuk obat non-critical)

6. Jumlah:

   • Default dari PO
   • Ubah sesuai barang yang benar-benar diterima
   • Jika kurang, sisa dapat diterima nanti

Langkah 5: Manage List Item

Tambah Item ke List:

1. Setelah mengisi detail item
2. Klik tombol Tambah
3. Item masuk ke list penerimaan
4. Ulangi untuk item lainnya

Edit Item dalam List:

1. Klik icon ✏️ Edit di kolom Aksi pada item yang ingin diubah
2. Form detail item muncul dengan data existing
3. Ubah field yang perlu disesuaikan
4. Klik Simpan untuk update

Hapus Item dari List:

1. Klik icon 🗑️ Hapus di kolom Aksi pada item yang ingin dihapus
2. Konfirmasi penghapusan
3. Item hilang dari list

Langkah 6: Review Penerimaan

Sebelum menyimpan, review seluruh penerimaan:

Checklist Review:

• ✅ Nomor faktur sudah benar
• ✅ Tanggal penerimaan dan jatuh tempo tepat
• ✅ Semua item PO sudah diterima (atau sesuai yang datang)
• ✅ Harga sesuai invoice supplier
• ✅ Potongan faktur sudah masuk
• ✅ No batch dan expired date lengkap
• ✅ Jumlah sesuai barang fisik

Langkah 7: Simpan Penerimaan

Setelah review lengkap:

1. Klik "Simpan":

   • Sistem validasi semua field wajib
   • Generate nomor penerimaan otomatis
   • Update status PO menjadi "Diterima" atau "Diterima Sebagian"

2. Penerimaan tersimpan:

   • Muncul di tabel penerimaan
   • Stok gudang otomatis bertambah
   • Hutang supplier tercatat di keuangan

Kunci Penerimaan

Setelah disimpan, penerimaan tidak dapat diedit langsung. Jika ada kesalahan, hubungi supervisor untuk unlock atau buat penyesuaian stok.

Cetak Dokumen Penerimaan

Langkah 1: Buka Detail Penerimaan

Klik icon 🖨️ Cetak pada kolom Aksi di baris penerimaan yang ingin dicetak.

Langkah 2: Modal Cetak Penerimaan

Sistem menampilkan modal pilihan cetak:

Opsi Cetak:

Opsi	Deskripsi
Cetak Penerimaan	Print dokumen penerimaan lengkap
Cetak Label	Print label untuk ditempel di rak/storage
Cetak Laporan	Print summary penerimaan untuk arsip

Langkah 3: cetak

Opsi yang tersedia:

1. Print - Langsung cetak ke printer
2. Save as PDF - Simpan sebagai file PDF

Distribusi Dokumen

Setelah dicetak, distribusikan dokumen ke:

• Original + Faktur → Bagian keuangan (untuk pembayaran)
• Copy 1 → Arsip gudang farmasi
• Copy 2 → File penerimaan
• Copy 3 → Supplier (jika diperlukan)

Mengedit Penerimaan

Edit Sebelum Finalisasi

Langkah 1: Klik Menu Aksi

Klik icon ... (titik 3) pada penerimaan yang belum final

Langkah 2: Pilih Edit

Pilih menu Edit dari dropdown

Langkah 3: Ubah Data

Form penerimaan muncul dengan data existing

Langkah 4: Simpan Perubahan

Klik Submit untuk menyimpan perubahan

Membatalkan Penerimaan

Batal Sebelum Finalisasi

Langkah 1: Klik Menu Aksi

Klik icon 🗑️ Hapus pada penerimaan yang ingin dibatalkan

Langkah 2: Konfirmasi Penghapusan

• Sistem meminta konfirmasi
• Klik Ya

Langkah 3: Status Berubah

• Penerimaan hilang dari tabel aktif
• Stok gudang otomatis berkurang
• Status PO kembali ke "Diproses" atau "Disetujui"

Pembatalan Setelah Stok Masuk

Jika stok sudah masuk dan terdistribusi ke depo, pembatalan memerlukan:

1. Reverse transaksi distribusi
2. Adjust stok gudang
3. Reverse entry keuangan
4. Approval dari manajemen

Best Practices

Verifikasi Barang Fisik

✅ DO's:

• Count fisik setiap item yang datang
• Check kondisi kemasan (tidak rusak/leak)
• Verify no batch dan expired date pada kemasan
• Foto barang jika ada kerusakan
• Tanda tangan surat jalan setelah verify

❌ DON'Ts:

• Terima tanpa check fisik
• Abaikan kemasan rusak
• Lupa cek expired date
• Tanda tangan sebelum verify
• Terima barang tidak sesuai PO

Input Data

✅ DO's:

• Input harga sesuai invoice
• Lengkapi no batch dan expired date
• Hitung PPN dengan teliti
• Review total sebelum save
• Upload scan faktur jika ada fitur

❌ DON'Ts:

• Input harga asal-asalan
• Kosongkan no batch/expired
• Lupa hitung PPN
• Save tanpa review total
• Abaikan selisih harga

Tracking Batch & Expired

✅ DO's:

• Catat no batch dengan akurat
• Update expired date sesuai kemasan
• Group stok by batch untuk tracking
• Monitor expired date secara berkala
• Retur obat mendekati expired

❌ DON'Ts:

• Asal ketik no batch
• Lupa update expired date
• Mix batch berbeda tanpa tracking
• Abaikan monitoring expired
• Distribusi obat expired

Troubleshooting

Pemesanan tidak muncul di referensi

Penyebab:

• Pemesanan belum disetujui
• Pemesanan sudah diterima lengkap
• Filter pencarian tidak sesuai

Solusi:

1. Verify status pemesanan adalah "Disetujui" atau "Diproses"
2. Check apakah pemesanan sudah diterima seluruhnya
3. Reset filter pencarian
4. Refresh halaman (Ctrl+F5)

Total penerimaan tidak akurat

Penyebab:

• PPN belum terhitung
• Potongan belum terinput
• Harga salah input

Solusi:

1. Review input PPN % dan nilai
2. Check potongan faktur dan per item
3. Verify harga sesuai invoice
4. Recalculate manual untuk verify

Stok tidak update setelah penerimaan

Penyebab:

• Penerimaan belum di-save dengan benar
• Cache belum refresh
• Database connection issue

Solusi:

1. Verify penerimaan tersimpan di database
2. Check status penerimaan sudah final
3. Refresh halaman (Ctrl+Shift+R)
4. Check log sistem gudang

Tidak bisa edit penerimaan

Penyebab:

• Penerimaan sudah final
• User tidak punya hak akses edit
• Penerimaan sudah masuk keuangan

Solusi:

1. Check status penerimaan
2. Verify hak akses user di master data
3. Hubungi supervisor untuk unlock
4. Buat penyesuaian jika tidak bisa edit

Tidak bisa cetak dokumen

Penyebab:

• Printer not connected
• Browser block popup
• Template error

Solusi:

1. Check koneksi printer
2. Allow popup di browser settings
3. Test print dari browser
4. Clear cache dan cookies

FAQ

Q: Apakah bisa menerima barang sebagian dari PO?

A: Ya, sistem support penerimaan sebagian. Ubah jumlah sesuai barang yang diterima. Sisa dapat diterima di kemudian hari. Status PO akan "Diterima Sebagian".

---

Q: Bagaimana jika harga di invoice berbeda dengan PO?

A: Untuk selisih kecil, sesuaikan harga saat penerimaan. Untuk selisih besar, koordinasi dengan supplier untuk revisi PO atau buat PO baru.

---

Q: Apakah bisa menerima barang tanpa PO?

A: Ada, terdapat fitur tombol switch di form penerimaan.

---

Q: Bagaimana jika barang diterima lebih dari PO?

A: Over-delivery sebaiknya ditolak atau dikembalikan. Jika diterima, perlu approval khusus dan penyesuaian PO.

---

Q: Bagaimana tracking no batch dan expired date?

A: Sistem mencatat per batch dengan expired date masing-masing. Saat distribusi, sistem akan recommend batch dengan expired terdekat (FEFO).

---

Q: Berapa lama penyimpanan dokumen penerimaan?

A: Minimal 5 tahun untuk keperluan audit dan pajak. Scan dan backup digital untuk keamanan.